2010年单证员考试辅导：单证管理的意义

对外贸易单证是对外贸易业务活动的资料，是商品流通的原始凭证。它反映了整个商品流转过程，在一定的时间内是一套重要的业务档案资料，具有重要的查考价值。因此，交单以后各企业应加强单证的档案管理。
1.为统计提供原始资料
在对外贸易业务活动中，通过对单证的整理分类，登记统计，做到心中有数，对掌握货源、组织货源，衔接计划进货、摸清外销进程、促进贸易任务的完成有着密切的关系。特别是对外贸企业计划的编制、检查计划完成进度、为实现计划准确性有重要的意义。
2.为分析外贸工作质量提供资料
检查外贸企业各项工作指标完成进度，均需要资料，如对外贸计划准确性、履约率、资金周转率、费用指标以及流通费用等各项指标的资料积累等。由此可见，外贸单证是提供这些数据的可靠依据，从而促进外贸企业经营管理的改善。
3.为查询和处理业务差错事故提供资料
在外贸业务活动中，差错事故时有发生。特别对商品数量溢缺，品名规格(等级)不符，国别(地区)互串等错收、错运、多装、少装等差错事故的发生，必须查明原因，分清责任，吸取教训，加强教育，采取措施，防范今后，以达到安全优质，不断提高外贸工作质量。这些均要求外贸单证提供必要的资料。